1. Desenhe o percurso da gravação. Registre onde o arquivo chega, quem acessa o áudio, onde ele é transcrito e qual texto segue para análise. Defina a finalidade e a retenção de cada artefato. Tratar a transcrição depois não protege uma gravação enviada por outro caminho.
2. Monte uma amostra fictícia representativa. Inclua nomes inventados, contatos, ruído e mais de um interlocutor. Marque no roteiro os trechos que não deveriam chegar à inferência. Não use uma reunião real para descobrir como o sistema conserva arquivos.
3. Revise o texto antes da análise. Erros de transcrição podem deformar nomes e números, dificultando a detecção. Compare o roteiro com a transcrição e avalie a política de marcadores, remoção ou bloqueio. Verifique se o resumo continua útil sem a identidade dos participantes.
4. Confira o que ficou armazenado. Examine arquivos temporários, histórico da aplicação e logs. Defina a remoção do áudio e da transcrição conforme a necessidade do processo. Registre os limites conhecidos: tratar o texto não demonstra proteção de todo o percurso do arquivo.